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Mit dem Einzug der Webtechnologie sind neue, effizientere Werkzeuge verfügbar, die die tägliche Arbeit sehr vereinfachen können.
Sie haben sich dort entwickelt, wo räumlich getrennte Personen zusammenarbeiten. Pioniere waren globale Programmierteams die Webanwendungen entwickelten,
Im normalen Büroalltag sind sie bisher leider noch selten anzutreffen, obwohl sie auch in diesem Umfeld hohe Effizienzsteigerungen mit sich bringen würden.
Ein Blick auf die historische Entwicklung zeigt Gründe auf, weshalb sich althergebrachte Denkweisen lange halten und wie sich eine webgestützte, effizientere Arbeitsweise entwickeln kann.
Im Folgenden die Werkzeuge:
Dokumentation: Wiki, CMS (Website), Blogs
Koordination: Meetings, Ticketsystem
Kommunikation: Ticketsystem, (E-Mail), Telefon, Foren, Chat, Videokonferenz
Webseiten unterscheiden sich grundlegend von Druckerzeugnissen.
Informationen werden im Wesentlichen im HTML5-Format angeboten, das sich in folgenden Punkten von papierorientierten Formaten unterscheidet:
- Möglichkeit der Verlinkung von Inhalten
- Ein Dokument beseht aus einer beliebig langen Seite ohne festgelegte Breite. Dadurch ist es möglich, Dokumente zur erzeugen, die auch auf kleinen Displays (Smartphones) gut lesbar sind (Responsive Design). Papierorientierte Formate (PDF, Word, …) sind auf Smartphones nur schwer lesbar.
- Visualisierung durch interaktive Grafiken, mit denen Zusammenhänge wesentlich besser erkannt werden können als mit herkömmlichen, papierbasierten Dokumentationen (Data Driven Dokuments)
Selbstverständlich müssen bei Bedarf auch noch herkömmliche Formate angeboten werden, da die meisten Dokumentationen nach wie vor papierorientiert geführt werden. Es sollte dabei aber immer hinterfragt werden, ob der damit verbundene Prozess durch eine webbasierte Alternative optimiert werden kann.
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